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2005.10.14

読書メモ(1):文房具~知識と使いこなし

文房具~知識と使いこなし 市浦 潤 新潮文庫 1986

書店では見つけられず図書館で借りる。
約20年前の本だが筆者がアメリカで体感した情報の分類、
整理の方法は参考にできる点が多い。

この本を読んで、すぐに実行しなければと思ったのは「メモと情報管理」のあたりだ184p-187p

 ・情報の管理の一番の基本はとにかく記録を取ること
 ・どんなことでも決められたサイズの紙に書き、保存しなければならない。
 ・情報が会社の財産であることの認識が日本のビジネスマンには欠如している
 ・ボーン・ベントン社ではすべての記録をきちんと取っておかなければならない
  たとえ本人がいなくても仕事の進行状態を分かるようにしておくことを義務づけられていた
 ・日本のビジネスマンがノートを取らないことに気付いた
  ある外国のビジネスマンは日本のビジネスマンがあまりにもノートを取らないので、いったい打ち合わせの内容全部を記憶できるのかどうか心配していた。

 
自分の仕事を見直してみると、打ち合わせの議事などは遅くとも翌日の午前中まで
には作成するようにしている。これは基本だし、やっていて当然だろう。
しかし、自分のデスクで5分ぐらい打ち合わせたこと、指示を出したこと、
電話で話し合ったこと、などを記録として残すことは少ない。

他の人に指示を出すときは口頭でも説明して紙で渡すようにしているのだが、
これはその辺のメモ用紙に書いて渡してしまっている。
これを実行するだけでも、指示が伝わらないことは少なくなった。
しかしこれも「記録」という面では弱いのは確かだ。
           ●

「たとえ本人がいなくても仕事の進行状態を分かるようにしておくこと」

 これは非常に耳が痛い話だ。完了した仕事は仕様書や議事録を整理してあとから
でも分かるようにしている。しかし、進行状態で誰でも分かるようにするのは、
全くできてないな...
自分自身何度か病欠で同僚に迷惑をかけたことがある。その逆もしかりなのだが、
なかなか解決策が見つからない。

コレは私の勤務先の風土かもしれないが「仕事が“人”にべったりくっつ
いている」という風土がある。異動もそれなりにあるので、異動の季節になると
仕事の引き継ぎが大変だ。
そんな風土の職場だから「アイツがいないと分からない!」は日常茶飯事だ。
まずは記録を残すところから、取り組んでみようと思う。

~この本はいろいろ考えさせてくれる。もう少し触れたいので別のエントリーで..

文房具~知識と使いこなし 新潮文庫 1986

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