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2006.03.17

日経産業:文書整理の秘訣 まず「捨てる」

2006/Mar/17(金)の日経産業新聞22面「文書整理の秘訣」の記事から

イトーキ出身のファイリング・コンサルタント小野裕子さんによる記事
参考になったところをピックアップしておく

■机の引き出しの使いこなし 
-帰るときは「机の上に電話とパソコンだけ」が理想-
 
 <センター引き出し>
  何も入れておかないのがベスト
  ちょっと席を外すときに、一時的に文書を入れる場所
 
 <小引き出し>
  文房具や電卓を入れる
 
 <中引き出し>
  個人で買った辞書や参考図書、名刺などを入れる
 
 <大引き出し>
  A4サイズの文書を立てて収納。
  共有すべき書類は絶対に入れない
  以下の順序で並べる
   1.懸案フォルダー(その日のうちに処理できなかったもの)
   2.個人で作成した参考資料
   3.会社などから個人宛に配布されたもの
   4.私物
   
■廃棄は過去形で!
 いつか使うかもしれないの未来形で考えるのではなく、今まで何度利用したかで考える。
 →作成後一年経過した文書の利用率 1%に過ぎない

■文書の共有化
 文書を机にため込むと
  ・利用したい人がコピーし文書の絶対量が増える
  ・突然仕事を休んだとき、業務の停滞を招く
  ・ファイリングでは文書の私物化は厳禁
   誰にでもわかるように分類して、キャビネットに保管する
  
■廃棄できる文書
 ・同一課内で重複している文書
 ・デジタルデータの一時的な印刷文書
 ・問い合わせ、解答など用件済みの文書
 ・期日が過ぎた案内文書
 ・過去一年間利用されなかった文書
 ・他部門から参考に送られてきた文書
 ・保存年限満了の文書

センター引き出しに何も入れないという発想は気付かなかった。
早速実行する。
また大引き出しに「A4サイズ」文書を立てて収納するということは納得。
ハンギングフォルダーやマニラフォルダーを利用すべきだろう。

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